기자는 하루에도 수십 통의 보도자료를 받습니다. 그중 채택되는 것과 버려지는 것의 차이는 대부분 첫 세 문장에서 갈립니다. 1강에서 PR의 가치를 이해했다면, 이번 강의부터는 그 가치를 실제 글로 옮기는 구체적인 작성법을 다룹니다.
신문 지면이나 온라인 기사는 편집 과정에서 시간·지면 제약으로 뒷부분이 잘려나가는 경우가 흔합니다. 역피라미드 구조는 이런 상황에서도 핵심 정보가 독자에게 전달될 수 있도록, 가장 중요한 정보를 맨 앞에 배치하고 뒤로 갈수록 덜 중요한 세부사항을 배치하는 방식입니다. 보도자료를 이 구조로 작성해두면, 기자가 시간이 없어 앞부분만 훑어보고 채택 여부를 판단하더라도 핵심 메시지가 온전히 전달됩니다.
구조를 그림으로 보면 이렇습니다.
[제목] 핵심 사실을 한 줄로
[리드 문단] 육하원칙 중 핵심만 압축
[본문 1] 배경·근거·숫자
[본문 2] 인용구
[본문 3] 세부 정보·추가 맥락
[회사 개요] 표준화된 소개 문단
리드(기사의 첫 문단)에는 육하원칙(누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게) 중에서 이번 소식의 핵심을 드러내는 정보만 압축해서 담아야 합니다. 모든 육하원칙 요소를 첫 문단에 다 넣으려 하면 오히려 문장이 길어지고 핵심이 흐려집니다. "무엇이 새로운가"와 "왜 지금 이것이 중요한가"라는 두 질문에 답할 수 있는 요소만 골라 리드에 배치하고, 나머지 세부 정보는 본문으로 넘기는 것이 좋습니다.
"혁신적인 성장을 이뤘다"는 표현은 누구나 쓸 수 있는 주관적 수식어입니다. 반면 "3년 연속 매출 200% 성장"처럼 구체적인 수치는 독자와 기자가 스스로 판단할 수 있는 객관적 근거를 제공합니다. 기자는 검증되지 않은 형용사보다 검증 가능한 숫자를 선호하는 경향이 있다고 알려져 있으며, 이는 엄밀하게 확립된 규칙이라기보다 PR 실무자들 사이에 폭넓게 공유되는 경험칙입니다. 보도자료를 쓸 때는 형용사로 뭉뚱그리기 전에, 그 형용사를 뒷받침할 구체적인 데이터가 있는지부터 점검하는 습관이 필요합니다.
대표자나 담당 임원의 인용구는 보도자료에 사람의 목소리를 더해 현장감과 신뢰도를 높여줍니다. 다만 인용구가 홍보 문구처럼 딱딱하면 오히려 역효과가 날 수 있습니다. "이번 성과에 매우 만족합니다" 같은 형식적인 문장보다, 구체적인 배경이나 앞으로의 계획을 자연스러운 말투로 담은 인용구가 기자와 독자 모두에게 더 설득력 있게 읽힙니다. 실제로 그 인물이 인터뷰에서 할 법한 말투로 다듬는 과정이 필요합니다.
보도자료는 광고 문구가 아니라, 기자가 거의 손대지 않고 그대로 실어도 될 정도로 완성된 기사 형태로 작성해야 합니다. 과장된 홍보 표현이나 감탄사가 섞인 문장은 기자가 다시 손봐야 하는 부담을 주고, 이는 채택 확률을 낮춥니다. 제목, 리드, 본문, 인용구, 회사 개요까지 실제 뉴스 기사와 동일한 구성으로 작성하는 것이 채택 가능성을 높이는 방법입니다.
제목도 마찬가지입니다. 과장된 수식어나 물음표로 호기심을 유발하는 방식보다, 핵심 사실을 명료하게 전달하는 제목이 기자에게 더 신뢰감을 줍니다. 리드 문단의 핵심 정보를 압축한 문장을 제목으로 뽑아내는 것이 가장 안전한 방법입니다.
보도자료 하단에는 보통 회사에 대한 짧은 소개(회사 개요)를 고정적으로 넣습니다. 기자가 이 회사를 처음 접하는 경우, 본문만으로는 회사의 규모나 사업 영역을 파악하기 어려울 수 있기 때문입니다. 이 개요는 매번 크게 바꾸지 않고 표준화해두되, 회사의 최신 상태(투자 유치 단계, 주요 사업 영역 변화)가 반영되도록 분기별로 한 번씩 업데이트하는 습관이 필요합니다.
첫째, 여러 소식을 한꺼번에 욱여넣는 것입니다. 신제품 출시 소식에 조직 개편, 수상 이력까지 함께 담으면 정작 핵심 메시지가 무엇인지 기자가 파악하기 어려워집니다. 보도자료 하나에는 하나의 핵심 메시지만 담고, 다른 소식은 별도로 나눠 배포하는 것이 채택률을 높이는 원칙입니다.
둘째, 문장이 지나치게 길거나 전문 용어가 설명 없이 나열되는 것입니다. 바쁜 기자는 이해에 드는 시간을 아끼기 위해 다른 보도자료로 넘어가 버릴 수 있습니다.
담당자가 바뀌어도 이 품질을 유지하려면, 이번 강의에서 다룬 역피라미드 구조·리드 작성법·인용구 톤을 체크리스트나 템플릿 문서로 만들어두는 것이 좋습니다. 채택률이 높았던 과거 보도자료 몇 편을 모범 사례로 별도 폴더에 보관해두는 것도 참고 자료가 됩니다.
텍스트만으로 완성된 보도자료라도, 기사에 함께 실을 만한 고화질 사진이나 인포그래픽이 없으면 채택이 미뤄지는 경우가 있습니다. 매체사 프레스킷 이미지나 자체 촬영한 고화질 사진을 보도자료와 함께 준비해두면, 기자가 별도로 이미지를 요청하고 기다리는 시간을 줄여줘 채택 속도를 높일 수 있습니다.
[보도자료]
제목: (리드 문단의 핵심을 한 줄로 압축)
부제(선택): (제목을 보완하는 한 줄)
배포일: 20XX년 XX월 XX일
[리드 문단]
(누가·무엇을·언제·왜 중 핵심만 압축, 2\~3문장)
[본문 1 - 배경과 근거]
(왜 이 소식이 지금 나왔는지, 뒷받침하는 숫자·데이터)
[본문 2 - 인용구]
"(대표자/담당자가 실제로 할 법한 말투의 한두 문장)"
- 이름, 직책
[본문 3 - 세부 정보]
(추가로 알아야 할 세부사항, 일정, 방법 등)
[회사 개요]
(회사명, 설립연도, 주요 사업, 한 줄 소개 - 표준화해서 재사용)
[문의]
담당자명 / 이메일 / 연락처
3강. 뉴스 가치 판단하기: "이게 기사가 될까?"에서 애초에 어떤 소식이 기사가 될 자격이 있는지 판단하는 법을 다룹니다.